O tutorial aborda como adicionar e gerenciar tarefas no Project 2013. Da criação do arquivo, gráfico de Gantt, alocação de recursos e relatório.

Criar e gerenciar tarefas no Project 2013

Para quem não conhece, o Project 2013 é um programa também da suíte Office, mas vendido separadamente. Como o próprio nome já diz, você pode criar, gerenciar projetos, estabelecer metas e designar tarefas para diversas pessoas dentro da sua empresa.

Na página inicial do programa, esse tutorial usará a opção Projeto vazio.

Criar e gerenciar tarefas no Project 2013

Ainda há opções para importar do Excel ou escolher um modelo pronto. Clique portanto em Projeto vazio, você será levado ao menu do programa.

Na lateral esquerda você verá uma planilha similar à do Excel. É lá que você adicionará as tarefas necessárias ao projeto.

tarefas no Project 2013
Já no lado direito você terá o resumo de como está o projeto até então. O Project usa o famoso gráfico de Gant, desenvolvido em 1910 e usado para descrever as etapas de um projeto.

tarefas no Project 2013

Adicionando uma nova tarefa

Primeiro de tudo, para esse tutorial será usado o seguinte exemplo:

Você faz parte de uma empresa que fabrica, empacota e envia para variados clientes cartões corporativos. No caso do próximo projeto, terá de supervisionar a produção, empacotar, envio e feedback de uma grande remessa de cartões para um cliente.  O projeto começa em 2 de junho e termina em 19 de junho.

Existem duas maneiras de você adicionar uma tarefa. Pode clicar em cada uma das colunas e preencher com os dados necessário ou dar dois cliques para que um menu apareça.

Tendo em vista o exemplo, existem quatro etapas para serem colocadas no Project 2013

  1. Produzir cartões – uma semana
  2. Empacotamento – dois dias/span>
  3. Envio para o cliente – um dia
  4. Feedback do cliente. – uma semana depois do envio

Com isso em mente, clique duas vezes em uma das colunas para abrir o menu de inserção de etapa. No nome você colocará produzir cartões. A duração será de uma semana, então clique na seta localizada ao lado até chegar em 7d.

tarefas no Project 2013
O Project pode agendar o projeto automaticamente ou caso prefira, manualmente.

No caso do tutorial, você terá que agendar manualmente já que na publicação do mesmo já passou de 2 de junho. Altere o modo de agendamento para Agendado Manualmente e clique na seta localizada na imagem abaixo que você poderá escolher a data de maneira mais precisa.

tarefas no Project 2013

Quando tudo estiver pronto, clique em OK.

Você verá que na parte direita do Project agora apareceu uma barra – essa é a tarefa criada.

tarefas no Project 2013

Repare que se colocar o mouse em cima dela, um ícone de movimento vai aparecer.

Com ele você pode alterar as datas iniciais e finais da tarefa sem precisar ter de mexer no menu anterior. Basta clicar com o botão esquerdo do mouse e arrastar a barra para onde desejar. Caso coloque nas extremidades, o ícone mudará para uma seta, onde poderá estender o prazo do projeto.

Uma última maneira de adicionar uma nova tarefa é no lado direito da tela. Clique com o botão esquerdo do mouse, você irá reparar que o cursor mudou para uma seta de +, agora arraste. Ele então produzirá um retângulo do projeto que será criado.

tarefas no Project 2013

Vale lembrar que nesse método, você ainda precisará preencher o nome da tarefa. A maneira mais fácil nesse caso é você clicar no nome do projeto e digitar.

tarefas no Project 2013

A partir de agora, preencha todas as etapas descritas acima no projeto, você terá algo igual a isso:
tarefas no Project 2013Criando tarefas predecessoras

Levando em conta o exemplo usado para esse tutorial, cada tarefa só poderá ser iniciada após a anterior ser completada. É necessário, então, criar vínculos entre as tarefas.

Para criar vínculo entre as tarefas, você pode fazer de duas formas: designar predecessoras no painel esquerdo, ou criar um vínculo rápido no painel direito.

Observe a imagem abaixo. Repare que a partir da tarefa da linha 2 todas estão com a linha anterior determinada como predecessora.

tarefas no Project 2013
Exemplo: A tarefa 3 (Enviar cartões) tem como predecessora a tarefa 2 (empacotar cartões).

Para fazer isso basta digitar cada tarefa predecessora na coluna específica. É só clicar com o botão esquerdo do mouse e definir.

A segunda opção e fazer isso visualmente. Ao clicar em uma das barras com o botão esquerdo do mouse e move-lo para cima ou para baixo, você verá que uma linha será puxada.

tarefas no Project 2013

Arraste-a para qualquer outra barra e o vínculo será criado.

Atenção: Esse modo também mantém a mesma regra da edição com a planilha. Você só pode vincular as tarefas da primeira para a última e não da última para a primeira.

Exemplo: Ao criar um vínculo visual, a Tarefa 4 (feedback do cliente) terá como predecessora a tarefa 3 (enviar cartões), independente se você arrastar a linha do retângulo da tarefa 4 ou da tarefa 3.

Adicionando membros ou setores de sua empresa

Para adicionar membros da sua equipe, você precisará usar a guia Recursos. Membros de sua equipe são considerados Recursos de Trabalho, enquanto materiais necessários caem na categoria Material e custo adicionais, em Recursos de Custo.

Com o intuito de facilitar o aprendizado, você irá apenas adicionar membros da sua equipe e designá-los para as tarefas.

Primeiramente mude para a tela Planejador de Equipe ao clicar no botão atribuído na barra de ferramentas superior.

tarefas no Project 2013

Agora vá em adicionar recursos e escolha Recurso de Trabalho.

tarefas no Project 2013

Você verá então que apareceu um ícone chamado <novo recurso> no lado da tela. Dê dois cliques nele.

tarefas no Project 2013

Na parte Nome do recurso você então irá escrever Equipe de Marketing. Essa será a equipe que será usada na tarefa Feedback do cliente. Você pode alterar a sua inicial no campo iniciais. Como apontado antes, não é necessário alterar nada no campo custos, já que não será usado.

tarefas no Project 2013

Com tudo preenchido, clique em OK e repita o processo até ter a Equipe de Marketing, Produção e envio completas, como mostra a imagem abaixo.

tarefas no Project 2013

Atribuindo os recursos

Agora é hora de atribuir cada equipe a sua tarefa necessária. Volte então para o Gráfico de Gantt. Repare na coluna nome dos recursos. É lá que você poderá atribuir cada tarefa a sua equipe desejada.

Ao clicar em uma guia, vai aparecer uma seta, clique nela e você poderá todos os recursos disponíveis para aquele projeto. Sendo assim, a equipe de produção irá produzir os cartões, então é só selecionar eles.

tarefas no Project 2013

O Gráfico de Gantt então é atualizado de acordo com a equipe designada. Observe abaixo como ficaram tanto o gráfico quanto a planilha com cada equipe adicionada.

tarefas no Project 2013 tarefas no Project 2013

Marcando as tarefas como completo.

O Project oferece uma maneira rápida para você completar as tarefas, se encontra na guia cronograma. Observe que existem barras com barras menores dentro e abaixo delas os valores 25,50,75 e 100%.

tarefas no Project 2013
Ao clicar em cada uma delas, o programa automaticamente atualiza a progressão da tarefa.

Por exemplo, clique na Tarefa 1, agora clique na opção 50%. Verás que a barra no Gráfico de Gantt foi atualizado com uma barra menor até a metade dela. Ou seja, metade da tarefa foi completada.

Alternativamente, você pode clicar em cima de cada barra e selecionar as mesmas opções, como mostra a imagem abaixo.

tarefas no Project 2013

Gerando relatórios

Também é possível gerar relatórios com o Project 2013. Existem uma gama quase que infinita de opções para você, como custos, quanto de atraso pode ser gerado em cada tarefa, tempo médio, etc.

No caso do tutorial, será focado em uma visão geral do projeto. Para isso precisamos definir uma linha de base. A linha de base é usada como um ponto inicial e final de tudo que o seu projeto inclui. Para isso, vá na guia Projeto e escolha a opção Definir linha de base.

tarefas no Project 2013

Exemplo: Após a produção dos cartões ter sido finalizada, agora a empresa está em fase de empacotamento e um relatório geral do projeto foi pedido.

Para isso, vá na guia Relatório, clique em Painéis e escolha a opção Visão Geral do Projeto, como mostra a imagem abaixo.

tarefas no Project 2013

Uma janela será aberta dentro do próprio Project 2013. É lá que você terá o seu relatório pronto com a visão geral do projeto.

tarefas no Project 2013

Dica: Você pode mudar de gráfico rapidamente com os atalhos localizados no canto inferior da tela, entre o gráfico de Gantt, tabela de recursos e o relatório.

tarefas no Project 2013

Isso conclui o tutorial sobre gerenciamento de tarefas no Project 2013. Para mais tutoriais acesse a área de Office do BABOO.